"Accélérer la transition juste des Bouches-du-Rhône"

Mon projet est bouclé, je suis prêt(e) à le déposer et à solliciter une subvention européenne auprès de la Région, autorité de gestion (étape 1).

Mon dossier va être examiné et va suivre, de son dépôt jusqu’à sa réalisation et au paiement de la subvention européenne par la Région, un schéma de vie en plusieurs étapes (étape 2).

1. Je dépose mon projet et ma demande de subvention sur le portail dédié e-Synergie.fr

Accéder au portaile-Synergie.fr

• Je peux, si je le souhaite, être accompagné(e), à condition que j’aie déjà réalisé mon étape n° 1 :
  • Je contacte directement le service;
  • Je participe aux ateliers d’informations ;
  • Je rassemble l’ensemble des pièces justificatives qui me seront demandées (en me servant de la grille des pièces à joindre présent dans le dossier de l’appel à projets).
  • Quand je suis prêt(e), je me connecte sur le portail internet e-Synergie de dépôt et de suivi des demandes de subventions européennes pour les fonds FEDER, FSE+ et FTJ. Ce portail est également accessible depuis le site europe.maregionsud.fr (lien à venir). C’est le seul moyen de déposer une demande (pas de demande par voie postale).
  • Je crée mon compte utilisateur et, jusqu’à la finalisation de mon envoi dématérialisé de ma demande, je me laisse guider pas à pas, grâce à la notice d’utilisation d’e-Synergie.
  • Une fois ma demande envoyée et validée, je reçois une attestation de dépôt de mon dossier et des pièces jointes. Elle indique la référence de ma demande.

L’essentiel : je dépose ma demande d’aide sur e-Synergie

2. Une fois ma demande transmise, mon dossier va suivre, de son instruction au conventionnement, les étapes suivantes :

• Mon projet est-il recevable ? (examen de recevabilité au regard des pièces justificatives fournies, montants prévus dans l’appel à projets concerné…). Je suis avisé(e) de la décision (positive ou négative) ;
• Si mon projet est recevable, il est instruit par les services de la Région ;
• Mon projet est-il éligible ? (examen de l’éligibilité au regard de la règlementation européenne et nationale, de l’appel à projets et des justificatifs transmis). Je peux être contacté par le service instructeur pour apporter des compléments ou pour ajuster mon dossier.
• Mon projet est-il sélectionné ? (notation des projets éligibles au regard des critères de sélection : valeur ajoutée, maturité du projet, capacité administrative et performance financière du porteur, etc.).
• Si oui, mon projet est soumis au Comité régional de programmation, qui formule un avis, favorable ou défavorable.
• Je suis informé(e) de la suite donnée à mon projet.
• Si avis favorable, je bénéficie d’un conventionnement :
  • Je reçois la notification accompagnée d’une convention attributive de financement ;
  • Je reçois également, en tant que chef de file de mon projet (si mon projet est collaboratif), la convention partenariale annexée à cette convention de financement ;
  • Je signe la convention et la retourne à la Région.
• Je réalise mon projet en respectant mes engagements et j’effectue ma demande de paiement au fur et à mesure de son avancement ;
• Je communique sur mon projet (lien vers partie 3.) et transmets un/des bilan(s) de réalisation ;
• Mon projet fait l’objet systématique d’un contrôle de « service fait » (avec, le cas échéant, des visites sur place) et d’autres contrôles sont possibles ; (lien vers partie 5. « J’anticipe les contrôles »)
• L’aide européenne m’est versée en partie ou entièrement ;
• J’archive soigneusement l’ensemble de mon dossier.

L’essentiel : je m’assure que mon projet correspond bien aux critères de l’appel à projets auquel je candidate. Attention aux dates limites de dépôt !

  Je suis maintenant bénéficiaire d’une aide européenne ! Comme stipulé par ma convention attributive de financement adressée par la Région, je me suis engagé(e) à respecter certaines règles. Elles sont contractuelles et seront l’objet de vérification tout au long de la vie de mon projet – jusqu’à 5 ans après le financement !

1. Je connais les obligations générales à respecter

• Je réalise mon projet conformément à ma convention (ex. dépenses, calendrier…) ;
• Je respecte les règles nationales et européennes (ex. : sur les aides d’État, sur les marchés publics…) et celles sur les conflits d’intérêt et la lutte contre la fraude ;
• Je mets tout en œuvre pour atteindre mes objectifs et mes « indicateurs » de réalisation ;
• Je communique régulièrement sur le financement européen de mon projet, l’aide de la Région et mes réalisations (voir ci-dessous) ;
• J’accepte d’être contrôlé(e) par l’autorité de gestion ;
• Jecoordonne le partenariat (en tant que chef de file de mon projet s’il est collaboratif).

Pour plus de détails, je me reporte à l’Étape 5.

L’essentiel : le respect de ces obligations me permet d’appréhender sereinement les contrôles qui peuvent toucher mon dossier.

2. Je mets en œuvre mon projet selon certaines règles

• Je me réfère au Guide du candidat pour connaître mes droits et mes obligations. et j’assiste à la séance de « Formation des bénéficiaires » proposée après chaque comité de programmation ;
• J’échange avec la Région et déclare toute modification éventuelle de mon projet (ex. : décalage du calendrier de réalisation, un financement supplémentaire, …) ;
• Je gère et assure le suivi de mon projet
  • Je suis mes indicateurs (indicateurs de résultats ou de réalisation, définis dans l’appel à projets) ;
  • J’assure une comptabilité analytique et le suivi administratif.

L’essentiel : Je consulte sans modération le Guide du candidat 2021-2027.

3. Je communique régulièrement sur mon projet

Rappel : je dois intégrer les dépenses de communication dans le plan de financement de mon projet.

• Dès sa mise en route et sans attendre, je fais vivre mon projet au travers de ma communication, de manière à faire connaître le soutien de l’Europe auprès du grand public et de mes partenaires. Cela fait partie de mes obligations, mais faire savoir que l’Europe finance mon projet est valorisant pour moi, pour l’image et la notoriété de mon projet. C’est aussi utile pour les porteurs de projets potentiels, qui seront ainsi mieux informés des opportunités offertes par l’Europe !
•  Je sais que des règles précises de communication s’appliquent, sur la forme et la couleur, l’emplacement, le contenu de ma communication… Ces règles sont définies dans une charte graphique (lien) que je dois respecter. 
• Je bénéficie de la mise à disposition de tous les outils nécessaires pour communiquer par l’autorité de gestion (charte graphique, modèles d’affiches ou de panneaux, conseils…) ;
• Je sais que je peux subir une pénalité financière si je ne respecte pas mes obligations de communication.

Pour l’essentiel :

• Une règle d’or : apposer le logo européen. C’est l’emblème européen, avec la mention « Financé par l'Union européenne » ou « Cofinancé par l'Union européenne », figurant en toutes lettres à côté de l'emblème. Il faut en outre indiquer le montant du financement.
•  Cette règle est valable pour tous mes documents et matériels de communication (affiches, flyers, invitations…), qu’ils soient imprimés, audiovisuels et digitaux ;
• En outre, je prévois la publication d’un descriptif de mon projet (a minima) sur la page d’accueil de mon site internet (avec le logo, toujours en haut !), mais aussi de photos et posts sur l’avancement de mon projet sur tous mes réseaux sociaux (avec le tag @europedanslesud), qui seront ainsi relayés sur les pages de l’Union européenne et de la Région ;
• Enfin, dans mes locaux et sur le site de mon projet : une plaque ou un panneau d’affichage permanent et bien visible ou bien une affiche de format A3. Les dimensions varient selon le montant du soutien (plus ou moins de 100 000 €). Pour les projets stratégiques de plus de 10 millions d’euros, un événement d’envergure doit être organisé.

L’essentiel : pour toute précision, je me réfère à ma convention.

Mon projet a démarré. Au fur et à mesure de son avancement, je dois préparer ma (mes) demande(s) de paiement. Il me faut pour cela bien comprendre les règles de versement des subventions, puis déposer ma demande sur le portail dédié e-Synergie.

Nouveauté !

Pour me simplifier la vie, une alternative au paiement sur justificatifs des coûts réels peut être utilisée par l’autorité de gestion : les « options de coûts simplifiés ». Plusieurs taux existent en fonction du type de dépenses (l’appel à projets précise ces taux).

• Je comprends les règles de versement des subventions : je me reporte à la partie 1 du Guide du candidat : éligibilité, obligations, convention attributive de financement, calcul des montants, délais, contrôles, justificatifs…), déjà présentée ici schématiquement et dans les étapes 2 et 3
• Je me connecte sur mon compte e-Synergie (lien), créé lors de l’étape 1
• Je dépose ma demande de paiement sur e-Synergie
  • Je me laisse guider pas à pas pour constituer mon dossier, qui comprend notamment :
    • un récapitulatif de mes dépenses réalisées (tableau à compléter en ligne, facture par facture ; tableau spécifique pour les dépenses de personnel avec des fiches temps par salarié et un tableau global des salaires ; pièces justificatives à télécharger) ;
    • un état de mes ressourcesobtenues (tableau à compléter et, au solde, attestation de versement des cofinancements, autres justificatifs à télécharger) ;
    • mon bilan d’exécution (formulaire en ligne et justificatifs d’avancement du projet ou, au solde, de la réalisation livrée) ;
    • mes indicateurs (à compléter en ligne et justificatifs à télécharger) ;
    • mes autres justificatifs, à télécharger (respect des obligations de communication européenne et d’« achat raisonnable » ; éléments financiers sur ma structure : RIB, bilan comptable certifié…).
  • Je fais attention à transmettre ma demande dans les délais prévus dans ma convention.
• Je reçois un mail de confirmation du dépôt de ma demande.
• Une fois transmise, ma demande est vérifiée par le service instructeur (les délais peuvent paraître longs, mais les obligations de contrôle imposées à l’autorité de gestion sont nombreuses…). Un contrôle des dépenses dont je demande le paiement est effectué (contrôle de « service fait », voir étape 5) (lien). Cette procédure est prévue par les réglementations nationale et européenne. Elle vise à attester de la réalité et de l'éligibilité des dépenses.
• Je reçois un paiement au prorata de mes dépenses retenues comme éligibles.

Une fois mon projet réalisé à 100 %, je demande le paiement du solde selon la même procédure.

Je pourrai si besoin solliciter le versement d’un acompte (un par an).

L’essentiel : pour toute précision, je me réfère toujours à ma convention et à la notice d’aide pour le paiement.

En moyenne, un tiers des dossiers bénéficiaires d’une aide européenne fait l’objet d’un contrôle spécifique. Ce principe de contrôle obéit au principe républicain de bon usage des deniers publics. Je m’informe et me prépare à ces contrôles tout au long de mon projet.

1. Quels sont les contrôles possibles sur mon dossier ?

• Un contrôle de « service fait » est effectué par l’autorité de gestion sur toute demande de paiement de ma subvention.
  • C’est un contrôle de premier niveau, systématique réalisé par l’autorité de gestion (Région) ;
  • C’est un contrôle sur pièces : sur les dépenses présentées, sur l’atteinte des indicateurs conventionnés, sur les ressources mobilisées (qui ne doivent pas conduire à un surfinancement), sur les actions de communication et sur les livrables prévus par mon opération.
• Une visite sur place peut compléter ce contrôle, afin devérifier la réalité du projet (sur tirage aléatoire, environ un projet sur 6). En cas de réserve, une phase contradictoire s’engage avec le bénéficiaire afin qu’il se mette en conformité et que les réserves soient levées ;
• Les contrôles approfondis : ils sont opérés sur une liste de projets issus d’un tirage aléatoire.
  • Ils sont effectués par les autorités d’audit nationale (Commission interministérielle de coordination des contrôles) et européennes (Commission européenne, Cour des comptes européenne et Office européen de lutte anti-fraude) ;
  • Ces contrôles portent en particulier sur les points suivants :
    • Réglementation sur les dépenses éligibles ;
    • Réglementation relative à la commande publique (marchés publics) ;
    • Régimes d’aides d’État ;
    • Prévention des conflits d’intérêt et lutte anti-fraude.

Ainsi, afin de préparer au mieux ces contrôles approfondis, les vérifications effectuées en amont par l’autorité de gestion (Région) sur les dossiers de demande de paiement sont particulièrement exigeantes, sur le fond (justificatifs fournis) comme sur la forme (formalisme des documents types).

Plus de détails en partie 2.

2. Quelles mesures dois-je prévoir pour m’y préparer ?

• Marchés publics : les conflits d’intérêt
• Je dois montrer à l’autorité de gestion, par tout document probant, que les éventuelles situations de conflits d’intérêt ont été évitées lors de la passation des marchés pour réaliser mon ou mes opération(s) cofinancée(s) par le FEDER, FSE+ ou le FTJ.
• Afin de m’accompagner, la Région me propose de signer :
  • une déclaration sur l’honneur d’absence de conflit d’intérêt dans le cadre d’un ou des marché(s) public(s) que je suis susceptible de passer. Je joins cette déclaration à ma demande d’aide ou à ma demande de paiement ;
  • ou une déclaration sur l’honneur en cas de conflit d’intérêt attestant mon engagement à y mettre fin.
• Si je ne suis pas soumis à la réglementation sur les marchés publics :
• Je dois justifier auprès de la Région le caractère « nécessaire et raisonnable » des dépenses de mon opération. Exemples de preuves : catalogue de prix, exemples d’achats similaires, document sur ma politique d’achat, sur mes négociations...
• Lutte anti-fraude : toutes les mesures de lutte anti-fraude mises en œuvre par l’autorité de gestion sont définies dans les textes communautaires. Il s’agit de tout acte ou omission intentionnel relatif à :
  • l’utilisation ou la présentation de déclarations ou de documents faux, inexacts ou incomplets ayant pour effet la perception ou la rétention indue de fonds provenant du budget général de l’Union européenne ou des budgets gérés, par délégation, par les autorités de gestion ;
  • la non-communication d’une information, en violation d’une obligation en vigueur et ayant pour effet la perception ou la rétention indue de ces fonds ;
  • le détournement de tels fonds à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été initialement octroyés.