Partenariat Européen pour l’Innovation - Volet mise en œuvre - Intervention

Je suis prêt(e) à déposer mon dossier et à solliciter une subvention européenne auprès de la Région.

 Il va être examiné et va suivre, de son dépôt jusqu’à la réalisation de mon projet et au paiement de la subvention européenne par la Région, un schéma de vie en plusieurs étapes.

1. Je dépose mon dossier de demande de subvention 

La recherche d’une aide et le dépôt d’une demande d’aide se font maintenant sur la plateforme euro-pac.

• Cliquez ici pour accéder à la plateforme

Euro-pac c’est quoi ?

Euro-pac est le nouveau portail pour vos démarches FEADER en ligne. Il vous sera possible de :

• Déposer un dossier en ligne
• Suivre l’avancée de votre demande
• Echanger facilement avec nos équipes

2. Une fois ma demande transmise, mon dossier suit plusieurs étapes, de son instruction au conventionnement

Mon projet est instruit :

• Est-il recevable ? (vérification et analyse des pièces de mon dossier). Si besoin, des demandes de précisions sont adressées aux autres cofinanceurs et des informations complémentaires me sont demandées ;
• Est-il complet ? Je peux recevoir une demande de complétude administrative et technique à ce stade. Attention, je reçois une attestation d’irrecevabilité si je n’ai pas complété mon dossier dans les délais.
• Mon projet est-il éligible ? (examen de l’éligibilité au regard de la règlementation européenne et nationale, de l’appel à projets et des justificatifs transmis). Je peux être contacté(e) par le service instructeur pour compléter ou ajuster mon dossier.
• Mon projet est-il sélectionné ? (un comité de sélection effectue une notation des projets éligibles au regard des critères de sélection de l’appel à projets) ;
• Si oui, mon dossier est soumis au Comité régional de programmation, qui formule un avis, favorable ou défavorable.

3. Si mon projet est retenu, je bénéficie d’un conventionnement

• Je reçois la notification accompagnée d’une convention attributive de financement FEADER.
• Ma convention comporte toutes les informations qui caractérisent mon projet : montants de l’aide, dépenses retenues, délais de réalisation, mes obligations et mes engagements…
• Je la retourne à la Région. L’accord de financement peut également m’être notifié par un arrêté du Président de la Région.

4. Je réalise mon projet en respectant mes engagements

Je garde à l’esprit que ces engagements, inscrits dans ma convention signée avec la Région, sont contractuels (voir détails à l’Étape 3).

5. Je demande le paiement de l’aide FEADER au fur et à mesure de l’avancement de mon projet

J’effectue ma demande sur euro-pac (voir détails à l’Étape 4).

6. L’aide européenne m’est versée en partie ou entièrement

7. J’archive soigneusement l’ensemble de mon dossier

C’est une obligation : toutes les pièces de mon dossier peuvent m’être demandées, et ce jusqu’à 5 ans après le dernier paiement de ma subvention !

L’essentiel : la convention attributive de financement FEADER comporte tous les engagements que je dois respecter pour une gestion sereine de mon dossier.

Je suis maintenant bénéficiaire d’une aide européenne ! Comme stipulé par ma convention attributive de financement adressée par la Région, je me suis engagé(e) à respecter certaines règles. Elles sont contractuelles et seront l’objet de vérification tout au long de la vie de mon projet et jusqu’à 5 ans après le dernier paiement !

1. Je connais les obligations générales à respecter

• Je respecte les règles nationales et européennes (ex. : sur les aides d’État, sur les marchés publics…) et celles sur les conflits d’intérêt et la lutte contre la fraude ;
• Je mets tout en œuvre pour atteindre mes objectifs et mes « indicateurs » de réalisation ;
• Je communique régulièrement sur le financement européen de mon projet, l’aide de la Région et mes réalisations (voir ci-dessous, point 3. « Je communique » );
• J’accepte d’être contrôlé(e) par la Région et les autres autorités nationale et européennes ;
• Je coordonne le partenariat (en tant que chef de file de mon projet s’il est collaboratif).

L’essentiel : le respect de ces obligations me permet d’appréhender sereinement les contrôles qui peuvent toucher mon dossier (détails à l’Étape 5).

2. Je mets en œuvre mon projet selon certaines règles

• Je réalise mon projet conformément à ma convention, le document juridique de référence ; je suis vigilant sur le respect des échéances qui y sont indiquées (dates d’éligibilité des dépenses, fin de validité de ma subvention, calendrier de mon opération…) ;
• J’échange avec la Région et déclare toute modification de mon projet (ex. : calendrier) ;
• Je gère et assure le suivi de mon projet :
  • en suivant mes indicateurs (indicateurs de résultats ou de réalisation, définis dans l’appel à projets) ;
  • enassurantune comptabilité analytique et le suivi administratif (voir Les outils à ma disposition ci-dessous « Les outils pour m’aider »).

L’essentiel : ma convention est mon document juridique de référence !

3. Je communique régulièrement sur mon projet

Rappel : je dois intégrer les dépenses de communication dans le plan de financement de mon projet.

• Dès sa mise en route et sans attendre, je fais vivre mon projet au travers de ma communication, de manière à faire connaître le soutien de l’Europe auprès du grand public et de mes partenaires. Cela fait partie de mes obligations et faire savoir que l’Europe finance mon projet est valorisant pour moi, pour l’image et la notoriété de mon projet.
• Je sais que des règles précises de communication s’appliquent (types de communication et modalités en fonction du financement, normes graphiques…). Elles sont détaillées dans ma convention d’attribution. Les normes graphiques à respecter sont définies dans une charte graphique que je dois utiliser.
  • Pour l’essentiel :
    • Une règle d’or : apposer le logo européen. C’est l’emblème européen, avec la mention « Financé par l'Union européenne » ou « Cofinancé par l'Union européenne », figurant en toutes lettres à côté de l'emblème. Il faut en outre indiquer le montant du financement.
    •  Cette règle est valable pour tous mes documents et matériels de communication (affiches, flyers, invitations…), qu’ils soient imprimés, audiovisuels et digitaux ;
    • En outre, je prévois la publication d’un descriptif de mon projet (a minima) sur la page d’accueil de mon site internet (avec le logo, toujours en haut !), mais aussi de photos et posts sur l’avancement de mon projet sur tous mes réseaux sociaux (avec le tag @europedanslesud), qui seront ainsi relayés sur les pages de l’Union européenne et de la Région ;
    • Enfin, dans mes locaux et sur le site de mon projet : une plaque ou un panneau d’affichage permanent et bien visible ou bien une affiche de format A3. Les dimensions varient selon le montant du soutien (plus ou moins de 100 000 €). Pour les projets stratégiques de plus de 10 millions d’euros, un événement d’envergure doit être organisé.
  • Je bénéficie de la mise à disposition de tous les outils nécessaires pour communiquer par l’autorité de gestion (charte graphique, modèles d’affiches ou de panneaux, conseils…) ;
  • Je sais que je peux subir une pénalité financière si je ne respecte pas mes obligations de communication.

L’essentiel : pour toute précision, je me réfère toujours à ma convention !

Mon projet a démarré. Au fur et à mesure de son avancement, je prépare ma(mes) demande(s) de paiement. Il me faut pour cela bien comprendre les règles de versement des subventions, puis déposer ma demande sur le portail dédié Euro-Pac.

1. Je comprends les règles de versement des subventions : éligibilité, obligations, convention attributive de financement, calcul des montants, délais, contrôles, justificatifs…), présentée ici schématiquement aux étapes 2 et 3
2. Je me connecte sur mon compte Euro-Pac et j’y dépose ma demande de paiement.
3. Je fais attention à transmettre ma demande avant la date de dernière limite depaiement inscrite dans ma convention. À défaut, un remboursement de l’aide déjà versée pourra m’être demandée !
4. Je reçois un mail de confirmation du dépôt de ma demande.
5. Une fois transmise, ma demande est vérifiée le service instructeur. Les délais peuvent paraître longs, mais sont nécessaires vis-à-vis des obligations de contrôle imposées à la Région qui sont nombreuses.
6. Un contrôle des dépenses dont je demande le paiement est effectué (vérification des pièces, contrôle de « service fait », visite sur place : voir étape 5). Cette procédure est prévue par l’Union européenne. Elle vise à attester de la réalité et de l'éligibilité des dépenses.
7. Ma demande est transmise par le service instructeur de la Région à l’organisme payeur chargé du versement des aides FEADER aux bénéficiaires, l’Agence de services et de paiement, ou ASP.
8. J’archive soigneusement tout mon dossier

Une fois mon projet terminé, je demande le solde du paiement selon la même procédure de demande de paiement.

L’essentiel : pour toute précision, je me réfère toujours à ma convention et à la notice d’aide pour le paiement

L’objectif des contrôles est de veiller au respect du principe républicain de bon usage des deniers publics. Ils peuvent être effectués plusieurs années après la fin de mon projet.

Je me suis informé et me suis préparé à ces contrôles tout au long de mon projet.

1. Quels sont les contrôles possibles sur mon dossier ?

• Un contrôle de « service fait » est effectué par l’autorité de gestion régionale sur toute demande de paiement de ma subvention.
  • C’est un contrôle de premier niveau, systématique réalisé par la Région ;
  • C’est un contrôle sur pièces : sur les dépenses présentées, sur l’atteinte des indicateurs conventionnés, sur les ressources mobilisées (qui ne doivent pas conduire à un surfinancement), sur les actions de communication et sur les livrables prévus par mon opération.
• Une visite sur place peut compléter ce contrôle, afin devérifier la réalité du projet (sur tirage aléatoire).
• Les contrôles approfondis : ils sont opérés sur une liste de projets issus d’un tirage aléatoire.
  • Ils sont effectués par les autorités d’audit nationale (Commission interministérielle de coordination des contrôles) et européennes (Commission européenne, Cour des comptes européennes et Office européen de lutte anti-fraude) ;
  • Ces contrôles portent en particulier sur les points suivants :
    • Réglementation sur les dépenses éligibles ;
    • Réglementation relative à la commande publique (marchés publics) ;
    • Régimes d’aides d’État ;
    • Prévention des conflits d’intérêt et lutte anti-fraude.

Ainsi, afin de préparer au mieux ces contrôles approfondis, les vérifications effectuées en amont par la Région sur les dossiers de demande de paiement sont particulièrement exigeantes, sur le fond (justificatifs fournis) comme sur la forme (formalisme des documents types).

2. Quelles mesures dois-je prévoir pour m’y préparer ?

• Marchés publics : les conflits d’intérêt

Je dois montrer à l’autorité de gestion régionale, par tout document probant, que les éventuelles situations de conflits d’intérêt ont été évitées lors les marchés que je passe pour réaliser mon ou mes opération(s) cofinancée(s) par le fonds FEADER

Afin de m’accompagner, la Région me demande de signer :

• une déclaration sur l’honneur d’absence de conflit d’intérêt (lien vers la page concernée du Guide du candidat en calaméo) dans le cadre d’un ou des marché(s) public(s) que je suis susceptible de passer. Je joins cette déclaration à ma demande d’aide ou à ma demande de paiement ;
• ou une déclaration sur l’honneur en cas de conflit d’intérêt attestant mon engagement à y mettre fin (lien vers la page concernée du Guide du candidat en calaméo).

Si je ne suis pas soumis à la réglementation sur les marchés publics

Je dois quand même respecter le règlement européen relatif aux dépenses des bénéficiaires de fonds.

Je dois donc justifier auprès de la Région le caractère « nécessaire et raisonnable » des dépenses de mon opération. Exemples de preuves : catalogue de prix, exemples d’achats similaires, document sur ma politique d’achat, sur mes négociations…).

• Lutte anti-fraude

Toutes les mesures de lutte anti-fraude mises en œuvre par l’autorité de gestion régionale sont définies dans les textes communautaires. Il s’agit de tout acte ou omission intentionnel relatif à :

• l’utilisation ou la présentation de déclarations ou de documents faux, inexacts ou incomplets ayant pour effet la perception ou la rétention indue de fonds provenant du budget général de l’Union européenne ou des budgets gérés, par délégation, par les autorités de gestion ;
• la non-communication d’une information, en violation d’une obligation en vigueur et ayant pour effet la perception ou la rétention indue de ces fonds ;
• le détournement de tels fonds à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été initialement octroyés.