FICHE 2.5 : COMPLETER L’ONGLET DEPENSES REALISEES



Rappel :

Pour être prises en compte par l’autorité de gestion, ces dépenses doivent être éligibles et correctement justifiées. Les règles d’éligibilité ainsi que les pièces justificatives relatives aux dépenses sont détaillées dans les fiches 1.3 et 1.4 du présent guide.

Cet écran est composé de deux parties :

1.            Tableau des dépenses

2.            Téléchargement des pièces concernant les dépenses

1.    Tableau des dépenses

Dans le tableau des dépenses, vous allez pouvoir déclarer les dépenses faisant l’objet de la demande de paiement.

Les colonnes « Catégories de dépenses », « Libellé » sont préremplies et correspondent aux informations présentes dans la convention et notamment dans « l’annexe technique et financière ».

Pour rattacher une dépense à un poste de dépense (Catégorie de dépense), il suffit de cliquer sur l’icône . Si des sous-postes de dépenses ont été créés dans le plan de financement de l’opération (pour des opérations portées par plusieurs partenaires et un chef de file par exemple), l’icône  apparaitra pour chaque sous-poste.

Ainsi, les colonnes « Montant pièce comptable (€) » (montant total de la pièce comptable TTC) et « Montant présenté (€) » (montant dédié à l’opération) se renseigneront automatiquement avec les données saisies dans la fenêtre « Dépenses réalisées » :

La fenêtre est composée de deux blocs :

w     Description

w     Montant présenté

Dans le premier bloc Description, vous devez remplir les champs obligatoires suivants :

w     Type de la dépense (sélectionnez dans la majorité des cas RECAPITULATIF, cf. infra)

w     Date d’émission de la facture (dans le cas de dépense récapitulative, saisir la date de la facture la plus ancienne)

w     Référence : Numéro de facture / de marché / de la pièce comptable équivalente

w     Nom du fichier PJ (rattaché sous le tableau des dépenses) 

w     Emetteur

w     Descriptif : afin d’apporter des précisions sur les dépenses.

Pour le champ Type de dépense, vous avez le choix de cocher un des deux types suivants : unitaire ou récapitulatif.

Nous vous demandons de sélectionner le type RECAPITULATIF sur e-Synergie, et d’effectuer les étapes indiquées dans e-Synergie et dans la fiche 2.1 du présent guide

Le type UNITAIRE n’est à utiliser qu’exceptionnellement dans le cas où vous ne présenteriez qu’une seule dépense sur un poste de dépense.

Ces dépenses seront écartées lors de la certification de vos dépenses puisque non conventionnées. Il est donc fortement recommandé de vous rapprocher du service instructeur pour vérifier l’éligibilité de ce nouveau poste de dépenses et vérifier les possibilités de prise d’avenant sur votre opération, en application de l’article 9 de la convention attributive (cf fiche 1.1)

2.    Télécharger les pièces concernant les dépenses

Afin de faciliter l’analyse de votre demande de paiement, nous vous demandons de respecter les règles indiquées sur l’écran e-Synergie et rappelées dans la fiche 2.1 du présent guide.