FICHE 2.1 : PREPARER SON DOSSIER DE DEMANDE DE PAIEMENT



LE DOSSIER DE DEMANDE DE PAIEMENT COMPREND

Cette fiche présente

  • aux dépenses réalisées
  • aux ressources obtenues

Les autres points sont présentés dans les fiches suivantes.

 

1.    Les dépenses réalisées

ð  L'annexe 1 " état récapitulatif des dépenses " (ERD) :

Elle doit retracer l'ensemble des dépenses de votre opération, ventilées par poste de dépenses, facture par facture et salarié par salarié. Disponible à l'adresse https://europe.maregionsud.fr/je-suis-beneficiaire/, elle se présente de cette façon :

·         Elle comprend un onglet général permettant de détailler l’ensemble des factures de la période, et des onglets spécifiques aux dépenses de personnel qui s’agrègent sur cet onglet général :

-          Modèle de fiche de temps par salarié

-          Tableau de saisie des salaires par salarié

-          Tableau récapitulatif des salaires de l’ensemble des personnels valorisés dans la demande de paiement.

·         Une fois complétée, cette annexe doit être datée, signée, et comporter les nom, prénom, tampon de la structure par :

-          Le représentant légal de la structure ou une personne habilitée

Dans ce cas, joindre si elle n’a pas été transmise avant la délégation de fonction ou de signature

-          Le comptable public pour les bénéficiaires publics ou le CAC pour les structures privées

A défaut, les relevés de comptes bancaires afférents aux dépenses déclarées sont acceptés

ð  L’onglet « Synthèse E-Synergie de l’ERD :

Cet onglet s’incrémente automatiquement avec les données que vous avez saisi sur l’onglet général. Il vise à faciliter la saisie de vos dépenses sur le portail e-Synergie :

ð  Les justificatifs relatifs aux dépenses réalisées :

Les pièces justificatives comptables et non comptables relatives aux dépenses doivent être :

  • Nommées de façon claire et synthétique,
  • Classées par ordre de leur saisie dans l’annexe 1 « état récapitulatif des dépenses »,
  • Zippées par poste de dépenses avant d’être téléchargées sur e-Synergie.

Conseils :

Compléter l’annexe 1 « état récapitulatif des dépenses et rassemblez les pièces justificatives au fur et à mesure de l’avancement de votre projet

Anticiper les délais de signature de l’annexe par le comptable public ou le CAC

Attention :

Les dates d’acquittement devant figurer sur cette annexe ne sont pas les dates d’émission des mandats mais celles de décaissements du compte du bénéficiaire.

Pensez à déduire des factures les retenues de garantie qui n’ont pas été versées sur le compte du prestataire

2.    Les ressources obtenues

ð  L’annexe 2 « tableau des ressources » :

Elle doit retracer les versements obtenus des cofinanceurs du projet. Disponible à l’adresse https://europe.maregionsud.fr/je-suis-beneficiaire/, elle se présente de cette façon :

·         Une fois complétée, cette annexe doit être datée, signée, et comporter les nom, prénom, tampon de la structure par :

-          Le représentant légal de la structure ou une personne habilitée

Dans ce cas, joindre si elle n’a pas été transmise avant la délégation de fonction ou de signature

-          Le comptable public pour les bénéficiaires publics ou le CAC pour les structures privées,

A défaut, les relevés de comptes bancaires afférents aux ressources déclarées sont acceptés

ð  Les autres justificatifs relatifs aux ressources obtenues :

·         A la première demande d’acompte s’ils n’ont pas été transmis avant : les engagements formels des cofinanceurs et leurs annexes techniques et financières

·         Au solde : les attestations de versements de cofinancements pour chaque cofinanceur. Pour rappel, elles sont indispensables pour le calcul de la subvention européenne.

Conseils :
Anticiper les délais de signature de l’annexe 2 « ressources »
par le comptable public ou le CAC
Pour une demande de solde, anticipez les délais de signature des attestations de versement des cofinanceurs
Attention :
En cas d’arrivée d’un nouveau cofinanceur sur le projet
, joignez les pièces justificatives et prenez contact avec l’autorité de gestion (cf fiche 1.5)