FICHE 1.4 : LE RESPECT DES REGLES EN MATIERE D’ACHAT



Tout bénéficiaire d’une subvention européenne doit prouver le caractère raisonnable des dépenses de son opération. On distingue deux types de bénéficiaires :

  • Les bénéficiaires publics et privés soumis aux règles de la commande publique
  • Les bénéficiaires privés non soumis à ces règles

1. Les bénéficiaires publics et privés soumis à la réglementation relative à la commande publique

Si vous êtes un pouvoir adjudicateur ou une entité adjudicatrice tels que définis par l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, vous devez respecter la réglementation européenne et nationale relative à la commande publique pour toutes les dépenses de votre opération qui y sont soumises.  Cette réglementation repose sur les principes suivants :

  • La liberté d’accès à la commande publique,
  • L’égalité de traitement des candidats,
  • La transparence des procédures

Ces principes doivent permettre d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.

Afin de le vérifier, vous devez fournir à l’autorité de gestion l’ensemble des pièces de la procédure de passation et d’exécution des marchés passés pour réaliser l’opération, à savoir :

Pour les marchés passés en procédure formalisée

  • Les pièces relatives à l’engagement de la procédure et à sa publicité :

    • C.C.A.P, C.C.T.P, C.C.P.
    • Règlement de consultation
    • Le cas échéant, acte autorisant le lancement de la procédure (délibération)
    • Copies des avis de publicité sur les sites de référence (JOUE, BOAMP etc.)

  • Les pièces relatives à l’analyse des candidatures, des offres et au choix du soumissionnaire :

    • En cas de procédures restreinte, rapport d’analyse des candidatures / grille d’analyse des candidatures
    • Rapport d’analyse des offres / grille d’évaluation des offres
    • Procès-verbal de la commission d’appel d’offres
    • Courriers de rejet des candidatures ou des offres non retenues
    • Le cas échéant, élément attestant de la transmission au contrôle de légalité

  • Les pièces relatives à l’exécution du marché :

    • Acte d’engagement /bons de commande /lettre de notification du prestataire retenu
    • Tous les actes de sous-traitance
    • Ordres de service
    • Avenants éventuels et ensemble des pièces relatives à ces avenants (délibération l’autorisant etc.)
    • Bons de livraison, situations de travaux
    • Procès-verbaux de réception
    • Toutes les pièces attestant de la clôture du marché

 Pour les marchés passés en procédure adaptée

  • Les pièces relatives à l’engagement de la procédure et à sa publicité :

    • Formalisation d’une procédure d’achat interne
    • Description de la prestation attendue
    • Copie des avis de publicité sur les sites adaptés à la procédure retenue

  • Le cas échéant et en fonction du fonctionnement interne de votre structure, les documents suivants :

    • C.C.A.P, C.C.T.P, C.C.P.
    • Règlement de consultation

  • Les pièces relatives à l’analyse des candidatures, des offres et au choix du soumissionnaire :

    • Preuves de mise en concurrence
    • Note d’analyse des offres et explication du prestataire retenu
    • Courriers de rejet des candidatures ou des offres non retenues

  • Les pièces relatives à l’exécution du marché :

    • Acte d’engagement ou de notification du marché au prestataire retenu
    • Tous les actes d’exécution du marché
    • Les devis avec mention bon pour accord pour les petits marchés sans acte d’engagement
    • Toutes les pièces attestant de la clôture du marché

Pour les marchés inférieurs au seuil de 25 000 €HT

  • Il est exigé une note ou une référence à la politique d’achat de votre structure précisant la procédure de publicité et de sélection du prestataire.
  • Vous devez également fournir toute preuve montrant que cet achat respecte les 3 grands principes de la commande publique et qu’il a été passé en application des 3 règles de bonne gestion énoncées dans la réglementation relative à la commande publique :

    • Choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin
    • Faire une bonne utilisation des deniers publics
    • Ne pas contractualiser systématiquement avec un même prestataire lorsqu’il existe une pluralité d’offres susceptibles de répondre au besoin

Par conséquent, nous vous conseillons vivement de garder une copie de l’ensemble des pièces relatives au choix de vos prestataires pour vos achats d’un montant inférieur à 25 000 € HT (échanges de mails, tableaux comparatifs, guide d’achat utilisé etc.).
Pour tous les marchés
Une attention particulière doit être portée à la prévention des situations de conflits d’intérêt dans les procédures de passation de marchés, définie à l’article 48 de l’ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015 comme « toute situation dans laquelle une personne qui participe au déroulement de la procédure de passation du marché public ou est susceptible d’en influencer l’issue a, directement ou indirectement, un intérêt financier, économique ou tout autre intérêt personnel qui pourrait compromettre son impartialité ou son indépendance dans le cadre de la procédure de passation du marché public ».

Sur ce point, l’autorité de gestion attend des bénéficiaires qu’ils montrent par tout document probant que dans les marchés passés pour réaliser l’opération, les éventuelles situations de conflits d’intérêt ont été évitées :

  • Soit par l’exclusion de la procédure de passation les personnes qui, par leur candidature, créent une situation de conflit d’intérêt
  • Soit par le retrait de la procédure de passation du marché tout élu et tout agent public qui a un intérêt avec un candidat, conformément à l’article L2131-11 du CGCT qui indique « sont illégales les délibérations auxquelles ont pris part un ou plusieurs membres du conseil intéressés à l’affaire qui en fait l’objet »  

L’autorité de gestion procède à une vérification systématique de l’ensemble des marchés passés par les bénéficiaires soumis à la réglementation relative à la commande publique, quel que soit le montant du marché et la procédure employée.

En cas de non-respect de cette réglementation, elle appliquera les pénalités définies par la Commission européenne dans sa décision du 19 décembre 2013 relative à l'établissement et à l’approbation des orientations pour la détermination des corrections financières à appliquer aux dépenses financées par l’Union (note COCOF 13/9527-FR) visée dans la présente convention et annexée dans le guide du candidat.

Ces pénalités vont de 5 % du montant des dépenses relatives au marché (irrégularité mineure), à 25 % (irrégularité significative) et jusqu’à 100 % de ce montant pour les irrégularités majeures qui remettent en cause l’ensemble de la procédure employée pour effectuer l’achat.

Il est donc recommandé d’être particulièrement vigilant dans les procédures de passation et d’exécution des marchés passés. Pour vous aider, vous pouvez vous référer Les fiches techniques publiées par la Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l'Économie, des Finances, de l'Action et des Comptes publics sur le site : https://www.economie.gouv.fr/daj/conseil-acheteurs-fiches-techniques

 

2. Les bénéficiaires privés non soumis à la réglementation relative à la commande publique

Si vous n’êtes pas un pouvoir adjudicateur ou une entité adjudicatrice, vous n’êtes pas soumis à la réglementation européenne et nationale relative à la commande publique.

Vous devez en revanche respecter l’article 186 du règlement UE n°2018/1046 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union, et plus particulièrement les points c) et f) du point 3 de cet article qui précisent que les coûts réellement exposés par le bénéficiaire sont éligibles

  • S’ils sont nécessaires à la mise en œuvre de son opération (…)
  • S’ils sont raisonnables,
  • S’ils sont justifiés et 
  • S’ils respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l’économie et l’efficience
  • L’Autorité de Gestion attend que vous justifiiez le caractère nécessaire et raisonnable des dépenses de votre opération.

Vous pouvez pour cela apporter tout moyen de preuve :

  • Politique d’achat,
  • Catalogue de prix,
  • Achats similaires,
  • Négociations etc.

Vous pouvez également vous inspirer des recommandations proposées par l’Autorité de Gestion dans le guide du candidat.

Si le caractère nécessaire et raisonnable de la dépense n’est pas justifié, l’autorité de gestion l’écartera en totalité.