FICHE 1.2 : LES CONTROLES EFFECTUES PAR L’AUTORITE DE GESTION



1.    Les étapes du traitement d’une demande de paiement

Le processus général de traitement d’une demande de paiement est le suivant :

Ainsi, toute demande de paiement donne lieu à un contrôle de service fait par l’autorité de gestion.

2. Le contrôle de service fait et la visite sur place

Le contrôle de service fait consiste à effectuer les vérifications administratives, physiques et comptables d’une demande de paiement en vue de déterminer le montant de l’aide UE à verser. Ces vérifications portent sur :

·         Les dépenses présentées

ð  Elles doivent être éligibles et correctement justifiées

ð  Pour vous aider, référez-vous aux fiches 1.3 et 1.4 du présent guide

·         Les ressources mobilisées

ð  Elles ne doivent pas conduire à un surfinancement du projet

ð  Pour vous aider, référez-vous à la fiche 1.5 du présent guide

·         Les indicateurs conventionnés

ð  Ils doivent être correctement justifiés

ð  Pour vous aider, référez-vous à la fiche 1.6 du présent guide

·         La publicité de l’UE

ð  Elle doit être réalisée conformément à la réglementation

ð  Pour vous aider, référez-vous à la fiche 1.7 du présent guide

·         Les livrables de l’opération

ð  Ils doivent être conformes à la convention

ð  Pour vous aider, référez-vous à la fiche 1.1 du présent guide

Attention :

Dans certains cas, le contrôle de service fait peut aboutir à une baisse de l’aide européenne, voire à une demande de remboursement de tout ou partie des sommes déjà perçues. Par exemple en cas de :

- Non-respect des règles européennes et nationales relatives à la commande publique

- Non-respect des obligations relatives à la publicité de l’UE

- Perception de financements supplémentaires non prévus ou non déclarés à l’autorité de gestion

 

Le contrôle de service fait est un contrôle dit de 1er niveau et donne systématiquement lieu à un contrôle de la Direction Régionale des Finances Publiques, autorité de certification des programmes opérationnels FEDER/FSE et POIA 2014-2020 en Région Sud.

Le contrôle de service fait est éventuellement complété par une visite sur place, qui n’est pas systématique et concerne environ 15% des opérations cofinancées.

La visite sur place a pour objectif de vérifier des points que le contrôle de service fait, qui est un contrôle sur pièces, ne permet pas : réalité du projet, comptabilité distincte et pièces comptables originales, respect des obligations de publicité, etc. Elle a également un but pédagogique, en accompagnant le bénéficiaire dans le suivi de son projet. Si des réserves sont émises par l’autorité de gestion à l’issue de cette visite, une phase contradictoire s’engage avec le bénéficiaire afin qu’il se mette en conformité et que les réserves soient levées.

A noter :  La Région SUD a fait le choix de déléguer une partie des contrôles de service fait et des visites sur place à des prestataires extérieurs qui prendront directement contact avec vous pour effectuer leur contrôle.

 

3.    Les contrôles de 2ème et 3ème niveau

Ces contrôles de 1er niveau sont complétés par des contrôles dits de 2ème et de 3ème niveau opérés par les autorités d’audit nationales (DRFIP et Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles) et européennes (Commission Européenne, Cour des Comptes Européenne, OLAF) qui concernent environ 1/3 des projets cofinancés par les fonds UE.

Les contrôles approfondis menés par ces autorités d’audits portent en particulier sur les points suivants :

       Réglementation relative à la commande publique

       Régimes d’aides d’Etat

       Recettes nettes

       Prévention des conflits d’intérêt et lutte anti-fraude

La prévention des conflits d’intérêt concerne en priorité la passation et l’exécution des marchés publics. Les détails relatifs à ce point se trouvent dans la fiche 1.4 du présent guide.

La lutte anti-fraude recouvre toutes les actions mises en œuvre par l’autorité de gestion afin de lutter contre la fraude, définie dans les textes communautaires comme tout acte ou omission intentionnel relatif

       à l’utilisation ou la présentation de déclarations ou de documents faux, inexacts ou incomplets ayant pour effet la perception ou la rétention indue de fonds provenant du budget général de l’Union Européenne ou des budgets gérés pour son compte, en l’occurrence les budgets des programmes opérationnels FEDER, FSE et POIA gérés par la Région SUD

       à la non communication d’une information en violation d’une obligation spécifique ayant le même effet

       au détournement de tels fonds à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été initialement octroyés

Ainsi et afin de préparer au mieux les contrôles de 2ème et de 3ème niveau, les vérifications effectuées par l’autorité de gestion sur les dossiers de demande de paiement sont particulièrement exigeantes, tant en termes de fond (justificatifs fournis) que de forme (respect du formalisme exigé dans les documents types).