FICHE 1.1 : LA CONVENTION ATTRIBUTIVE DE SUBVENTION


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La convention est élaborée par l’instructeur de votre dossier, sur la base d’une trame type commune à l’ensemble des projets cofinancés par les fonds structurels européens en Région SUD. Son objet est de cadrer l’opération dans ses aspects physiques et financiers, en dépenses et en recettes, plus particulièrement en ce qui concerne le cofinancement européen, et d’indiquer les obligations à respecter. L’ensemble des éléments de la convention et des annexes a valeur juridique, ce qui n’est pas le cas du dossier de demande de subvention que vous avez déposé.

Elle comporte des éléments issus du processus d’échanges établi avec vous pendant l’instruction et qui ont permis de déterminer :

·         Le plan de financement en dépenses et en ressources

·         Le calendrier d’exécution physique et le calendrier d’éligibilité des dépenses

·         Les indicateurs

·         La description technique

·         Les recettes nettes, le régime d’aide d’Etat

·         La soumission aux règles de la commande publique le cas échéant

·         Les livrables

·         Le calendrier prévisionnel de remontées de dépenses.

1.    Signature et notification

La convention vous est envoyée en 2 exemplaires qui doivent être retournés à l’Autorité de gestion, signés, comprenant le nom, le prénom et la qualité du signataire, tamponnés, avec annexes paraphées, sous 15 jours.

Ils sont ensuite signés par le Président du Conseil Régional et un exemplaire vous est notifié.

La notification est le point de départ de validité de votre convention qui fixe vos droits et obligations. Elle constitue la base légale sur laquelle l’aide européenne sera versée et les contrôles ultérieurs seront effectués.

2.    Principales dispositions

La convention attribution comporte 19 articles. Les plus importants sont :

     Art. 2 : calendrier d’exécution physique de l’opération (à partir de 2019)

     Art. 3 : calendrier d’éligibilité des dépenses

     Art. 4 : coût total éligible, montant maximal de FEDER-FSE

     Art. 5 : modalités de versement de l’aide européenne

     Art. 6 : calendrier prévisionnel de remontées de dépenses

     Art. 7 : contrôles

     Art. 8 : obligation de tenir un système de comptabilité distinct ou un code comptable adéquat pour toutes les transactions liées à l’opération

     Art. 9 : modifications du projet, de la convention

     Art. 10 et suivants : obligations réglementaires, validité de la convention

Elle est complétée de 3 à 5 annexes :

     Annexe 1 : plan de financement, détaillant les dépenses et les ressources prévisionnelles

     Annexe 2 : indicateurs de réalisation

     Annexe 3 : description technique, calendrier d’exécution physique de l’opération (avant 2019), livrables

     Annexe 4 : méthode de contrôle des dépenses par échantillonnage (à partir de 2018)

     Autres annexes le cas échéant : Convention chef de file, Tableau d’absence de surcompensation SIEG logement social

3.    Les calendriers

La convention comprend 3 calendriers :

·         Le calendrier d’exécution physique de l’opération

·         Le calendrier d’éligibilité des dépenses de l’opération

·         Le calendrier prévisionnel de remontées de dépenses de l’opération

Chaque calendrier, détaillé, ci-dessous, doit être suivi avec attention !

] Le calendrier d’exécution physique de l’opération

Il s’agit du calendrier de réalisation de votre projet dont les dates figurent à l’article 2 (à partir de 2019) ou à l’annexe 3 (jusqu’en 2018) de votre convention. Durant cette période :

·         Les bons de commande des marchés doivent être exécutés,

·         Les équipements doivent être livrés et mis en service,

·         Les personnels valorisés dans le plan de financement travaillent et se déplacent pour le projet,

·         Les factures doivent être émises sauf exception (cf. infra).

] Le calendrier d’éligibilité des dépenses de l’opération

Il s’agit du calendrier de paiement des dépenses de votre projet dont les dates figurent à l’article 3 de votre convention. Durant cette période :

·         Les factures doivent être acquittées sans exception

·         Les factures émises pendant cette période doivent être justifiées : vous devez prouver que la prestation ou la livraison a bien été effectuée durant la période d’exécution physique de l’opération

Ces calendriers, définis avec vous au cours de l’instruction, déterminent l’éligibilité temporelle de l’opération et des dépenses.

Ils sont RIGIDES. Seul un avenant peut les modifier. Toute réalisation ou toute dépense ne les respectant pas sera rejetée par l’autorité de gestion.

] Le calendrier prévisionnel des remontées de dépenses de l’opération

Indiqué à l’article 6 de la convention, il est l’écho des 2 précédents calendriers. Il s’agit des dates convenues entre le service instructeur et vous pour la présentation de vos demandes de paiement, acomptes et solde.

·         Ce sont des dates limites de présentation des demandes de paiement, celles-ci peuvent être présentées plus tôt.

·         En revanche, tout retard doit être signalé préalablement à l’autorité de gestion.

Le schéma ci-dessous illustre l’articulation de ces 3 calendriers :

Exemple d’une opération de 3 ans, du 01/01/2019 au 31/12/2021

Dans cet exemple :

·         Un bon de commande émis en décembre 2018, exécuté de janvier à décembre 2019, dont la facture est émise en janvier 2020 et payée en mars 2020 est éligible.

·         De même, un bon de commande émis en décembre 2020, exécuté de janvier à décembre 2021, dont la facture est émise en janvier 2022 et payée en juin 2022 est éligible.

·         En revanche, un bon de commande émis en décembre 2020, exécuté de janvier à décembre 2021, dont la facture est émise en janvier 2022 mais payée en juillet 2022 est hors période d’éligibilité des dépenses conventionnée. Elle est inéligible et sera rejetée par l’autorité de gestion.

·         Les salaires et les déplacements d’un salarié mobilisé sur le projet de janvier 2019 à décembre 2021 sont éligibles.

·         En revanche, les salaires et le coût des déplacements effectués par ce salarié sur le projet avant le 1er janvier 2019 et de janvier à juin 2022 sont hors période d’exécution physique conventionnée. Ils ne sont pas éligibles et seront rejetés par l’autorité de gestion.

4.    Les modifications

Vous devez réaliser votre projet conformément aux dispositions prévues dans la convention. Toutefois, votre opération peut connaître des évolutions, par exemple :

·         Modification du calendrier d’exécution physique et/ou d’éligibilité des dépenses du projet

·         Changement du lieu de réalisation du projet

·         Evolution des modalités de mise en œuvre du projet

·         Evolution du plan de financement en dépenses (moyens mis en œuvre) et/ou en ressources (arrivée ou départ d’un cofinanceur)

Dans ce cas, les dispositions de l’article 9 s’appliquent :

Toute modification de l’opération doit être notifiée par le bénéficiaire à l’Autorité de Gestion dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, avant le dépôt de la demande de paiement correspondante. L’Autorité de Gestion après examen, prendra les dispositions nécessaires et, le cas échéant, établira un avenant à la présente convention.

Ainsi, penser à informer l’autorité de gestion dès que vous constatez un ou des écarts dans la mise en œuvre de votre projet

L’article 9 établit ensuite les règles suivantes :

] La fongibilité des postes de dépenses dans la limite de 10 % du coût total conventionné par poste de dépenses, si elle est acceptée par l’autorité de gestion, est la seule modification ne faisant pas l’objet d’une reprogrammation et d’un avenant.

Exemple : le plan de financement d’un projet d’un montant de 100 000 € comprend 3 postes de dépenses :

·         Un poste études de 10 000 €

·         Un poste travaux de 75 000 €

·         Un poste dépenses de personnel de 15 000 €

La variation maximale pour chaque poste de dépenses est de 10% du coût total conventionné soit 10 000 €.

Ainsi, si en cours de mise en œuvre, le bénéficiaire souhaite internaliser l’ensemble des études et que cette modification est acceptée par l’autorité de gestion, le plan de financement peut évoluer de la façon suivante sans qu’il soit nécessaire de reprogrammer le dossier et de passer un avenant :

·         Poste études de 0 €

·         Poste travaux de 75 000 €

·         Poste dépenses de personnel de 25 000 €

] Toute autre modification nécessite une nouvelle instruction, un avis favorable préalable du Comité Régional ou Interrégional de Programmation et donne lieu l’établissement d’un avenant à la convention.

Attention :

Tout avenant modifiant la présente convention ou ses annexes doit être demandé pendant la période de validité de la convention, qui prend généralement fin 12 mois maximum après la date de fin d’éligibilité des dépenses. Au-delà de cette date, la demande d’avenant sera refusée.  

Enfin, toute demande d’avenant doit être suffisamment argumentée par le bénéficiaire. En effet, l’avis de l’autorité de gestion sur cette demande découle des interrogations suivantes :

·         Quelles sont les circonstances qui ont conduit le bénéficiaire à faire cette demande d’avenant ? Des circonstances internes à sa structure ou externes ?

·         Le projet est-il dénaturé ? Les objectifs initiaux et les livrables sont-ils maintenus ?

·         En cas de demande de prorogation de dates, le calendrier revu par le bénéficiaire est-il compatible avec les exigences liées à la clôture du programme opérationnel 2014-2020, qui conduisent l’autorité de gestion à limiter autant que possible les dates de fin d’exécution physique des projets à décembre 2022 et les dates de fin d’éligibilité des dépenses à l’été 2023 ?

5.    L’attestation de début d’exécution

L’attestation de début d’exécution vous est transmise avec le projet de convention. Elle vise à s’assurer que votre projet, s’il n’a pas encore démarré lors du conventionnement, va démarrer conformément au calendrier indiqué dans la convention.

Ainsi, la date de début d’exécution correspond à la date de début de réalisation de l’opération figurant dans la convention, sauf exception.

Cette attestation doit être complétée et renvoyée à l’Autorité de gestion dans le délai indiqué dans la convention (3 ou 8 mois) à compter de la date de notification de la convention sous peine de caducité de la convention.

Attention :

Si la date de début de l’exécution figurant sur l’attestation se situe après la date de début figurant dans la convention, les éventuelles dépenses engagées entre ces 2 dates ne seront pas éligibles. Seules les dépenses engagées après la date de début figurant dans l’attestation seront éligibles.